Bộ phận bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy doanh số sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty. Đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp hợp tác chặt chẽ để tăng lợi nhuận, xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, từ đó khuyến khích mua hàng lặp lại và tạo dựng lòng trung thành với thương hiệu. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực kinh doanh, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các chức năng của bộ phận bán hàng.
6 chức năng chính của bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng đa dạng, gồm nhiều chuyên viên đảm nhận các vai trò khác nhau như: quản lý bán hàng, chuyên viên phát triển kinh doanh, chuyên viên kinh doanh, chuyên viên bán hàng chuyên biệt và chuyên viên chăm sóc khách hàng. Tất cả phối hợp nhịp nhàng để đạt mục tiêu chung: doanh số.
Sau đây là 6 chức năng chính:
1. Lập kế hoạch bán hàng
Bộ phận bán hàng xác định mục tiêu doanh số, sau đó xây dựng kế hoạch bán hàng chi tiết để đạt được chúng. Các mục tiêu này thường bao gồm doanh số và số lượng sản phẩm bán ra trong ngắn hạn. Kế hoạch bán hàng bao gồm thông tin về lịch sử công ty, mục tiêu, cơ cấu đội ngũ, thị trường mục tiêu, quy trình bán hàng, công cụ và nguồn lực hỗ trợ.
Quy trình bán hàng là trọng tâm của kế hoạch, bao gồm các bước mà đội ngũ bán hàng thực hiện để xác định và chốt đơn hàng với khách hàng tiềm năng. Một quy trình hiệu quả không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh số, mà còn là kim chỉ nam cho các chuyên viên, giúp họ mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
2. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (Prospecting)
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm và xác định khách hàng tiềm năng ban đầu. Quá trình này bao gồm nghiên cứu trực tuyến, tham gia sự kiện ngành, hoặc tận dụng giới thiệu từ khách hàng hiện tại.
Sau khi xác định được, bộ phận bán hàng sẽ tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua gọi điện, email hoặc các kênh khác để đánh giá khả năng mua hàng.
Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện là những người đáp ứng yêu cầu kinh doanh cụ thể và có khả năng tiếp tục trong hành trình mua hàng. Để xác định điều này, các chuyên viên bán hàng sử dụng các dữ liệu như yêu cầu demo, báo giá, mức độ quan tâm, ý định mua, quy mô công ty và thông tin liên lạc. Chuyên viên phát triển kinh doanh thường chịu trách nhiệm bước này.
3. Nghiên cứu & Chốt sales
Sau khi đánh giá, chuyên viên bán hàng sẽ tìm hiểu sâu hơn về khách hàng tiềm năng, đặc biệt là các vấn đề họ gặp phải, để điều chỉnh giá trị sản phẩm/dịch vụ cho phù hợp. Bước này giúp tăng khả năng chốt đơn.
Các chuyên viên sẽ nghiên cứu bằng cách đặt câu hỏi hoặc trao đổi với người liên quan để hiểu rõ nhu cầu và mức độ ưu tiên của khách hàng.
Chốt sales
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm mang về khách hàng mới, thuyết trình và chốt hợp đồng. Họ sẽ viết đề xuất, tạo bài thuyết trình hoặc demo sản phẩm để thuyết phục khách hàng tiềm năng. Demo sản phẩm thường dành cho những khách hàng tiềm năng chất lượng cao. Mỗi bài thuyết trình được tùy chỉnh để phù hợp với từng khách hàng. Khi khách hàng đồng ý, họ sẽ đàm phán và chốt hợp đồng. Chuyên viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong bước này.
4. Xử lý vấn đề bán hàng
Các vấn đề bán hàng có thể bao gồm trả lời câu hỏi phức tạp từ khách hàng, xử lý phản đối, giải quyết thách thức hoặc demo sản phẩm. Chuyên viên bán hàng chuyên biệt chịu trách nhiệm xử lý những vấn đề này.
Họ là những chuyên gia có kiến thức chuyên sâu về ngành bán hàng cũng như sản phẩm/dịch vụ của công ty. Thông qua các câu hỏi và phản đối từ khách hàng, họ có thể điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ để phù hợp với nhu cầu khách hàng.
5. Xây dựng mối quan hệ khách hàng
Đội ngũ bán hàng không chỉ bán hàng, mà còn xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng. Họ giải quyết khiếu nại, ghi nhận vấn đề phức tạp và chuyển đến bộ phận liên quan. Họ cũng gia hạn hợp đồng với khách hàng hiện tại, đồng thời xác định cơ hội bán hàng mới và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ để tăng doanh thu.
Mối quan hệ khách hàng tốt là chìa khóa để tăng doanh số thông qua bán thêm, bán chéo và giới thiệu khách hàng mới.
6. Đào tạo và hội nhập
Quản lý bán hàng tổ chức đào tạo, giúp chuyên viên mới làm quen với công việc và phương pháp bán hàng. Đào tạo là một quá trình liên tục, bắt đầu từ ngày đầu tiên. Chuyên viên bán hàng luôn phải học hỏi chiến thuật mới để nâng cao hiệu quả. Một đội ngũ bán hàng được đào tạo bài bản sẽ mang lại doanh số cao hơn và lợi nhuận lớn cho công ty.
Mục tiêu của bộ phận bán hàng
Khi bộ phận bán hàng của công ty có mục tiêu rõ ràng, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu rõ hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các mục tiêu này cần thực tế và đo lường được, từ đó tăng khả năng thành công.
Một số mục tiêu chung của bộ phận bán hàng bao gồm:
Đạt tỷ lệ chuyển đổi cao
Mục tiêu của bộ phận bán hàng là đạt được tỷ lệ chuyển đổi cao. Ví dụ, nếu một chuyên viên bán hàng trò chuyện với 10 khách hàng tiềm năng và 3 người hoàn tất giao dịch, đó là một tỷ lệ chuyển đổi trung bình. Quản lý bán hàng và các chuyên viên bán hàng khác có trách nhiệm nghiên cứu các phương pháp để tăng tỷ lệ chuyển đổi. Tỷ lệ chuyển đổi cao hơn đồng nghĩa với việc công ty tiết kiệm chi phí và tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Giữ chân khách hàng
Một mục tiêu khác của bộ phận bán hàng là giữ chân khách hàng. Việc duy trì khách hàng hiện tại thay vì liên tục chi tiền để thu hút khách hàng mới có thể làm tăng lợi nhuận. Giữ chân khách hàng chỉ có thể xảy ra khi khách hàng hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Một cách để đạt được điều này là theo dõi sau khi bán hàng để biết liệu khách hàng có hài lòng với dịch vụ hay có bất kỳ phàn nàn nào không.
Phát triển kinh doanh
Cũng như các bộ phận khác trong công ty, bộ phận bán hàng tồn tại vì mục tiêu phát triển kinh doanh. Khả năng làm hài lòng khách hàng khuyến khích họ mua hàng lặp lại và giới thiệu cho người khác, giúp doanh nghiệp phát triển. Bộ phận bán hàng là một trong những bộ phận quan trọng nhất để thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng không chỉ đơn thuần là bán hàng. Họ còn nhận diện nhu cầu của khách hàng, lắng nghe góp ý hoặc khiếu nại và chuyển đến bộ phận liên quan để giải quyết. Chuyên viên bán hàng cũng thuyết phục khách hàng tiềm năng về chất lượng và giá trị của sản phẩm/dịch vụ.
Hơn thế nữa, bộ phận bán hàng góp phần vào sự phát triển của công ty bằng cách thực hiện các bước cần thiết để giữ chân khách hàng. Họ xây dựng mối quan hệ lâu dài và làm cho khách hàng cảm thấy được trân trọng. Khi khách hàng cảm thấy được coi trọng, họ sẽ tiếp tục ủng hộ và giới thiệu công ty cho người khác. Ngay cả khi chất lượng sản phẩm/dịch vụ có thể không hoàn hảo, khách hàng trung thành vẫn sẽ tiếp tục ủng hộ.
Làm thế nào để trở thành một chuyên viên bán hàng
Chuyên viên bán hàng, còn được gọi là nhân viên bán hàng, chuyên viên bán hàng tại chỗ hoặc chuyên viên kinh doanh, có nhiệm vụ chính là thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Họ có thể tiếp cận khách hàng trực tiếp hoặc thông qua email hoặc điện thoại. Mức lương thấp nhất của một chuyên viên bán hàng ở Việt Nam dao động từ 7 triệu đến 12 triệu đồng/tháng. Mức lương cao nhất của chuyên viên bán hàng tại Việt Nam dao động từ 22 triệu đến 50 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng và quy mô công ty.
Nếu bạn quan tâm đến công việc trong bộ phận bán hàng, hãy xem xét bắt đầu với vị trí chuyên viên bán hàng trước khi thăng tiến lên các vị trí như chuyên viên kinh doanh, chuyên viên bán hàng chuyên biệt hoặc quản lý. Ở giai đoạn này, bạn sẽ học cách xác định khách hàng tiềm năng, sử dụng các phương pháp bán hàng khác nhau, tư vấn cho khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ khác.
Nếu bạn đang cân nhắc trở thành một chuyên viên kinh doanh, hãy làm theo các bước sau:
Học đại học
Nếu bạn chưa có bằng đại học, hãy cân nhắc theo đuổi một chương trình liên quan đến lĩnh vực marketing, kinh doanh và quản lý. Bạn cũng có thể chọn một khóa học liên quan đến ngành mà bạn muốn làm việc, ví dụ như dược phẩm hoặc kỹ thuật. Mục tiêu là trang bị kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực sản phẩm/dịch vụ mà bạn muốn bán cũng như các kỹ năng bán hàng. Để được nhận vào đại học, bạn có thể cần hoàn thành chương trình trung học phổ thông với thành tích tốt.
Tham gia các khóa học bán hàng
Nếu không thể học đại học, bạn có thể xem xét tham gia các khóa học bán hàng chuyên nghiệp. Các khóa học này cung cấp kiến thức và kỹ năng thực tế về bán hàng, từ kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán đến chăm sóc khách hàng. Bạn có thể tìm thấy nhiều khóa học bán hàng chất lượng tại các trung tâm đào tạo, trường cao đẳng nghề hoặc các khóa học trực tuyến.
Một số trung tâm đào tạo uy tín cung cấp các khóa học bán hàng tại Việt Nam bao gồm:
- Học viện PACE: Chương trình “Kỹ năng bán hàng trở thành sales chuyên nghiệp”
- A-Z Training: Khóa học “Bán hàng chuyên nghiệp”
- Sales Master Vietnam: Chương trình “Nghệ thuật bán hàng đỉnh cao”
Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm thấy các khóa học trực tuyến trên các nền tảng như Kyna, Edumall, Udemy, Coursera,…
Tích lũy kinh nghiệm làm việc
Nếu bạn đã có bằng đại học và không muốn học thêm, hãy tích lũy kinh nghiệm làm việc trong môi trường bán hàng. Bạn có thể bắt đầu với vị trí nhân viên lễ tân hoặc hành chính và dần dần thăng tiến. Để tăng cơ hội thăng tiến, bạn nên xem xét lấy chứng chỉ bán hàng chuyên nghiệp.
Bài viết trên đã cung cấp cái nhìn tổng quan về các chức năng, mục tiêu và tầm quan trọng của bộ phận bán hàng trong một doanh nghiệp. Hiểu rõ những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn cho những ai đam mê lĩnh vực bán hàng.
Bài viết được biên tập bởi Gamifa, đơn vị chuyên gia trong lĩnh vực Marketing và Truyền thông, Đào tạo, Công nghệ.
Chúc bạn thành công trên con đường trở thành một chuyên viên bán hàng chuyên nghiệp!
